La plupart des organisations qui comptent plus d'une poignée de personnes ont besoin d'une stratégie de communication solide pour les communications internes et externes. Qu'il s'agisse de notifications de changements de politique, de procédures quotidiennes ou de tout ce qui se passe sous le soleil, les employés doivent être informés de certains points importants.
Cela comprend également l’élaboration d’un plan pour le déménagement d’un bureau et l’élaboration d’une liste de contrôle pour le déménagement.
Vous pensez peut-être qu'il y a tellement d'étapes dans la planification d'un déménagement que vous n'avez pas le temps d'examiner les communications, mais vous avez vraiment besoin de prendre un jour ou deux pour créer une stratégie ferme qui tiendra les employés et vos clients au courant. des changements à venir.
Plus important encore, vous voulez que vos employés restent directement impliqués dans le déménagement, car ils seront probablement les plus touchés par le déménagement.
Messages internes clés
Les messages clés devraient concerner le calendrier, l'emballage, les fermetures de bureaux, la nouvelle configuration des bureaux et des détails sur le nouvel emplacement.
- Chronologie : assurez-vous de répertorier toutes les étapes clés du déménagement pour que tout le monde sache à quoi s'attendre et quand.
- Instructions d'emballage : Indiquez aux membres du personnel les instructions pour préparer leurs bureaux ou leurs bureaux en vue de leur déménagement. Cela devrait inclure où se procurer les matériaux d'emballage, ce qu'ils sont responsables de l'emballage et les délais.
- Avis de fermeture des bureaux : lors du déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour pouvoir emballer et déplacer définitivement le matériel et le mobilier de bureau. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et si et comment l’entreprise poursuivra son activité pendant le déménagement et en quoi cela affectera son calendrier et sa charge de travail.
- Nouveau plan de bureau : Le personnel voudra savoir dès le départ à quoi ressemblera le nouvel espace et comment les bureaux seront installés. Auront-ils toujours leur propre espace ou seront-ils maintenant dans une cabine ou un plan d'étage ouvert? Assurez-vous de créer un moyen d'informer le personnel de la modification éventuelle de son espace de travail.
- Nouvelles options d'emplacement, de stationnement et de déplacement : fournissez au personnel toutes les informations dont il a besoin sur le nouvel emplacement afin qu'il puisse préparer le transport vers le nouvel espace.
Façons de communiquer les objectifs au personnel
La manière dont vous transmettez le message doit être déterminée en fonction du type de message. Par exemple, la chronologie pourrait facilement être transmise via l'intranet de votre entreprise; Il est préférable de présenter les bureaux fermés lors d’une réunion du personnel afin de s’assurer que les questions peuvent être posées et qu’elles reçoivent une réponse.
- Intranet : pour les entreprises ou organisations disposant d'un intranet, il s'agit généralement de la meilleure plateforme pour la plupart des messages. Il permet des mises à jour faciles des fichiers et des informations pouvant atteindre tous les employés.
- Réunions en personne : Peu importe le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettent au personnel d'avoir une discussion complète. Vous pouvez également utiliser l'heure des réunions pour examiner la manière dont les informations seront communiquées afin que le personnel sache qu'elles seront tenues informées.
- Courriel : Bien que la messagerie électronique soit simple, ce n'est pas toujours le meilleur moyen de relayer des informations. Vous ne voulez pas envoyer tellement de courriels que les gens ne peuvent pas trouver l'information quand ils en ont besoin. Si vous utilisez un courrier électronique, assurez-vous de ne l'utiliser que pour faire savoir aux personnes où elles peuvent obtenir les informations.
- Dossiers communs : Si vous ne disposez pas d'un intranet, créez un dossier commun sur un lecteur réseau auquel tout le monde peut accéder.
- Tableau d'affichage : Vous pouvez utiliser un espace physique pour publier des informations. Les gens peuvent vérifier souvent, et cela fournit également un endroit où les gens peuvent se réunir et discuter de leurs préoccupations.