Vous voulez que les gens répondent aux invitations de votre parti pour de nombreuses raisons. Peut-être devrez-vous donner un nombre d'employés au lieu de la fête ou prévoir suffisamment de nourriture pour votre fête à la maison. Peut-être que vous vouliez personnaliser les faveurs. Peu importe la raison, placer une note de RSVP sur une invitation signifie que vous attendez une réponse. Puisque vous avez eu la courtoisie d'inviter quelqu'un, il devrait lui rendre cette gentillesse avec une réponse simple.
Ce n'est pas toujours aussi facile. Il y aura toujours des parents qui ne répondent pas à l'invitation simplement parce qu'ils ne peuvent pas être dérangés. D'autres parents n'ont peut-être même pas vu l'invitation. Certains parents peuvent ne pas comprendre ce que signifie RSVP.
Alors, que doit faire un parent qui planifie une fête, qui a vraiment besoin de moi? La vérité est que vous ne pouvez inviter que les enfants pour lesquels vous avez des informations de contact; il n'y a pas de moyen sûr de garantir un RSVP de chaque invité. Cependant, il existe quelques méthodes que vous pouvez essayer pour aider à encourager une meilleure réponse.
Inclure les choix de réponse numérique
Plus vous pourrez donner d’options aux parents, mieux ce sera. Beaucoup de gens se sentent gênés d'appeler quelqu'un qu'ils ne connaissent pas pour refuser une invitation à une fête. En ajoutant une option moins personnelle, certains ont eu la possibilité d’éviter une conversation embarrassante tout en maintenant la réponse.
Il semble que plus vous fournissez d'options de réponse par voie électronique, plus vous aurez de chances de collecter plus de réponses, alors n'hésitez plus et ajoutez une option email et texte à vos invitations.
Inverser les "Regrets Only"
Le terme «regrets uniquement» sur une invitation signifie simplement que vous n’avez pas besoin de confirmer votre présence si vous prévoyez de venir, mais appelez et informez l’hôtesse si vous ne pouvez pas vous présenter. Malheureusement, la plupart des gens semblent faire l'inverse: répondez s'ils arrivent et ignore l'invitation s'ils ne le sont pas.
Au lieu d'utiliser le terme «regrets seulement», pourquoi ne pas ajouter une note disant «RSVP uniquement si vous prévoyez y assister. Toutes les non-réponses seront considérées comme des non. »Etant donné que c'est ce que la plupart des gens font de toute façon, c'est un moyen efficace de préciser que quelqu'un qui n'appelle pas ne doit pas se présenter de toute façon le jour de la fête.
Oui, cela peut paraître grossier, mais organiser une fête pour un grand groupe d’enfants est déjà assez difficile sans se poser la question de savoir si 16 personnes qui n’ont jamais répondu vont se présenter à la dernière minute et créer une pénurie de gâteaux d’anniversaire. Si votre événement a lieu dans une salle de fête pour enfants, indiquez dans votre note que celle-ci nécessite un nombre exact d'employés au plus tard à une certaine date et ne pourra pas accueillir plus que ce qui est prévu.
Donnez-leur une raison de répondre
Vous ne serez peut-être pas en mesure d'inciter tout le monde à répondre, mais vous pouvez trouver quelques réponses en ajoutant des notes expliquant pourquoi vous avez besoin d'une réponse (autre que l'effectif évident). Par exemple, vous pouvez personnaliser les cadeaux de fête d'anniversaire. Si vous le faites, ajoutez une note indiquant: "Répondez avec l'orthographe correcte du nom de votre enfant pour des cadeaux personnalisés." Cela encouragerait certains de ces personnes de dernière minute à prendre un engagement plus tôt et à éviter de se montrer et d'avoir leur enfant. être laissé en dehors de l'amusement.
Vous pouvez utiliser cette même stratégie pour indiquer que vous avez besoin d'une réponse précise afin de vous assurer de disposer de suffisamment de cupcakes ou de prix pour les jeux de société. Parfois, les parents ne réalisent vraiment pas que les chiffres sont importants lors de la planification d'une fête d'anniversaire, il n'y a donc rien de mal à leur indiquer gentiment.
En fin de compte, il n’ya vraiment aucun moyen de s’assurer que chaque invité répondra dans les délais (ou du tout), mais quelques-unes de ces stratégies devraient encourager davantage de réponses qu'un «standard RSVP by 10/12» recueillir.