Le transfert de votre entreprise vers un nouveau bureau est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification minutieuse et plusieurs étapes de préparation. Comme pour tout projet de grande envergure, il est préférable de diviser la charge de travail et d’assigner des tâches spécifiques à différents employés. Commencer tôt le processus et maintenir une communication ouverte et fréquente sont les clés d'un déménagement réussi et moins stressant.
Créer une chronologie
Créez un calendrier comprenant toutes les étapes essentielles de votre déménagement. Pour vous assurer que l'horaire est réalisable, discutez du plan avec tous les membres de l'équipe impliqués dans le déménagement. Soyez réaliste quant au temps dont vous aurez besoin. Un petit bureau peut avoir besoin d'au moins trois mois pour se préparer, tandis qu'un bureau de taille moyenne à grande peut avoir besoin de planifier six à huit mois ou plus. Dans tous les cas, la clé est de commencer le plus tôt possible.
Concevoir le nouvel espace
La prochaine étape consiste à collecter toutes les informations disponibles sur le nouvel espace. Essayez d’obtenir des plans ou un aménagement du sol pour pouvoir identifier les composants clés, tels que les prises électriques et les espaces de stockage, et commencez à concevoir le nouvel agencement du bureau. C'est également une bonne idée d'avoir un plan de disposition général pour votre espace actuel afin de pouvoir comparer les deux. Si certaines zones du bureau actuel ne fonctionnent pas, identifiez-les maintenant afin d'éviter les mêmes problèmes dans votre nouvel espace.
En outre, dressez une liste des problèmes potentiels liés au nouvel espace, tels qu'une zone de réception plus petite ou une capacité de stockage moins importante, ou peut-être un espace plus grand nécessitant plus de cubicules ou de murs temporaires. Il peut être nécessaire de faire appel à des charpentiers, des peintres, des électriciens, des installateurs de systèmes ou d’autres professionnels pour construire des murs, ajouter du câblage ou effectuer des modifications esthétiques avant votre déménagement.
Construisez votre équipe de déménagement
Pour les bureaux de taille moyenne à grande, nommez une personne (ou demandez des volontaires) de chaque département ou division pour coordonner leur domaine particulier. Cette tâche peut être confiée au superviseur ou au responsable du service, qui peut ensuite s’assurer que chaque employé assume la responsabilité de l’emballage de son bureau, de ses dossiers et de ses effets personnels. Pour les petits bureaux, vous pouvez être seul. Si tel est le cas, identifiez quelques personnes clés susceptibles d’aider à la coordination du déménagement.
Votre équipe peut également vous aider à identifier les problèmes actuels liés au vieil espace et à trouver des solutions possibles au nouveau bureau. C'est un excellent moyen d'intégrer d'autres points de vue et de parvenir à un consensus sur le déménagement, en particulier si certains employés ne sont pas favorables au changement.
Conduire des réunions régulières
Dans votre emploi du temps, organisez des réunions régulières pour discuter du déménagement et de ses progrès avec tous les employés. Il est important d'informer tout le monde et de prendre le temps de répondre aux préoccupations et aux commentaires des employés. Déménager est stressant pour toutes les personnes impliquées et peut l'être davantage si les décisions ne sont pas communiquées correctement.
Déterminez votre budget
Si vous avez affecté un montant spécifique au budget pour votre déménagement, il est important d'identifier les coûts avant d'engager des déménageurs, ou même avant d'emballer la première boîte.
Assigner des tâches
Demandez à votre équipe de déménagement de créer une liste de tâches à exécuter au cours des semaines précédant votre déménagement et assurez-vous que les tâches critiques sont ajoutées à la chronologie / à la planification. Demandez à chaque responsable de département ou superviseur de ce qui est requis de leur région, ce qui peut inclure des fournisseurs de services spécialisés, tels que des installateurs de lignes téléphoniques ou des spécialistes de réseaux informatiques. Assurez-vous également que les zones communes sont couvertes, telles que la réception, le hall d’entrée et les espaces de stockage.
Louez les déménageurs
L'embauche de déménageurs est l'une des tâches les plus critiques du transfert d'une entreprise, et certaines entreprises de déménagement se spécialisent dans le transfert de bureaux. Comme pour tout déménagement, il est important de s’assurer de la fiabilité de la société et de recevoir le meilleur service, au meilleur prix. Faites vos recherches, posez les bonnes questions et faites venir l'entreprise à votre bureau pour évaluer votre déménagement.
Cette tâche peut être assignée à une personne ou à un groupe ou à quelques personnes différentes, chacune appelant des entreprises spécifiques puis comparant des notes. Dans tous les cas, commencez tôt pour être sûr d'obtenir le meilleur prix et le mieux adapté à vos besoins.
Faire une liste de contacts
Une liste de contacts vous permet de vous assurer que toutes les personnes avec lesquelles vous faites affaire, y compris les fournisseurs et les clients, savent que vous déménagez. C'est une bonne idée de confier cette tâche à une personne à surveiller afin d'éviter que les contacts ne tombent entre les mailles du filet. La notification aux clients et aux clients nécessite des communications spécifiques sur votre nouvel emplacement et sur le fonctionnement de l'entreprise pendant le déménagement. Ces informations sont essentielles pour garantir que vos clients ne vont pas ailleurs pour vos services.