Le courrier électronique est l’un des principaux moyens d’envoyer des communications écrites à l’heure actuelle, et il est peu probable que cela change. C'est facile, rapide et ne nécessite pas de tampon.
Finis les jours où vous devez attendre une semaine ou plus pour recevoir une lettre ou une réponse par la poste. Il n'est pas nécessaire d'effectuer des envois d'urgence au bureau de poste pour peser vos enveloppes et ramasser suffisamment de timbres pour les factures et les lettres. En fait, beaucoup de gens n'ont jamais même adressé une enveloppe ou envoyé une lettre par l'intermédiaire du bureau de poste américain.
Le courrier électronique est devenu l’un des moyens les plus simples et les plus rapides de communiquer personnellement et dans les affaires. C'est devenu un tel phénomène que le service postal des États-Unis, toujours fidèle, s'efforce de trouver le moyen de rester en affaires.
Il n’ya donc rien d’étonnant à ce que l’étiquette de courrier électronique, souvent appelée nétiquette, soit un sujet brûlant pour la culture actuelle. Les courriels sont envoyés chaque jour par une large partie de la population américaine. La plupart des entreprises utilisent le courrier électronique pour communiquer avec les employés tout au long de la journée. Presque tous les ménages ont au moins un ordinateur avec accès à Internet et sont composés de mères, de pères, d’enfants, d’adolescents et peut-être même de grands-parents, qui reçoivent ou envoient tous des courriels.
Nous vivons dans une société à micro-ondes, basée sur Internet, et personne ne veut prendre le temps d'écrire une longue lettre, même si elle est tellement plus intime et personnelle. Néanmoins, il existe de nombreuses circonstances dans lesquelles le courrier électronique fonctionne mieux que le courrier postal. Voici quelques précautions à prendre et à ne pas prendre lors de la rédaction de notes par courrier électronique.
- Préparer. Avant de commencer à taper un courrier électronique, qu'il s'agisse d'une note initiale ou d'une réponse, vous devez vous demander ce que vous souhaitez communiquer. En bref, quel est votre but pour l'écriture? Une fois que vous le savez, vous pouvez lire le courrier électronique complété avant de l'envoyer pour vous assurer que vous avez atteint votre objectif. Si cela fait la note, alors envoyez-la; si le texte est confus, dur ou peu clair, alors vous devriez peut-être recommencer.
- Communiquer. Rappelez-vous que vous communiquez avec une personne réelle qui recevra ce courrier. Dans cet esprit, vous devriez vous adresser à la personne et vous montrer respectueux. S'il s'agit d'une réponse à un courrier électronique reçu, prenez le temps de répondre à toute question ou demande au début de la note.
- Respirer. Nous avons tous été coupables à un moment ou à un autre de perdre notre calme. Si vous recevez un courrier électronique qui vous énerve ou vous contrarie, ne répondez pas en nature. Prenez la grande route et ne répondez que pour accuser réception ou prenez un peu de temps avant de répondre pour pouvoir vous calmer et répondre avec un message bien pensé. Vous ne voulez jamais répondre à un courriel (ou à toute autre forme de communication) avec colère. Lorsque nous sommes en colère, nous avons tendance à dire (ou écrire) des choses que nous ne voulons pas dire ou que nous n'avons pas besoin de dire. Rappelez-vous qu'une fois que votre email est envoyé, il est là pour toujours.
- Soyez transparent. Votre ligne d'objet doit être une représentation fidèle de la raison pour laquelle vous contactez le destinataire. Utilisez des phrases qui se rapportent au sujet du courrier. Cela est vrai que vous composiez un courriel professionnel ou personnel. Par exemple, si vous écrivez un courrier électronique à votre mère au sujet de sa visite la semaine prochaine, votre sujet devrait indiquer quelque chose comme: "Votre visite".
- Recherche. Si vous envoyez un courrier électronique à un associé, il est approprié que vous utilisiez son nom de famille et son titre. Faites la recherche et adressez-vous au destinataire correctement. Le président de la société peut être appelé soit M. Taylor, soit le président Taylor.
- Vérification orthographique. L'utilisation de la vérification orthographique est importante lorsque vous communiquez par écrit. Lorsque vous envoyez une note pleine d'erreurs, elle vous informe que vous êtes négligent ou que vous ne prêtez pas attention aux détails. Essayez de toujours lancer la vérification orthographique ou d’utiliser un programme qui se corrige automatiquement. Ensuite, relisez-le pour vous assurer que les mots que vous souhaitez utiliser ne sont pas corrigés automatiquement.
- Relire. Vous devez prendre les quelques secondes ou minutes supplémentaires nécessaires pour relire rapidement tout courrier électronique que vous envisagez d’envoyer. Prenez le temps de modifier les phrases embarrassantes ou de placer les marques de ponctuation manquantes.
- Surveillez le ton. Parfois, un email peut être différent de votre intention. Le ton de votre courrier électronique est très important et l'est tout autant que votre message. Comme il s’agit d’une communication écrite, vous devez vous assurer que votre ton est agréable et qu’il s’agit d’une représentation fidèle de ce que vous voulez dire. Rappelez-vous que votre destinataire ne peut pas entendre le rire dans votre voix ou voir le sourire sur votre visage. Sauf si vous souhaitez ajouter tout ce que vous écrivez, vous devez éviter toute langue dans le courrier électronique qui pourrait être mal interprétée de quelque manière que ce soit.
- Soyez court et doux. Essayez de ne pas écrire un roman lorsque vous envoyez un courriel. La plupart des gens ne veulent vraiment pas lire autant dans un courrier électronique. Si le courrier électronique est nécessairement long, essayez d'aider le destinataire en mettant en évidence les concepts clés, en utilisant des puces ou en résumant le sujet dans le paragraphe d'introduction.
- Bien communiquer. Vous ne voulez pas confondre votre lecteur, prenez donc le temps d'être clair et concis dans votre écriture. Si vous envoyez un courrier électronique à un ami, vous pouvez être plus décontracté dans votre style d'écriture. Toutefois, s'il s'agit d'une communication professionnelle, utilisez une grammaire correcte et évitez d'utiliser des symboles ou des émoticônes qui vous font paraître moins professionnels.
La communication par courrier électronique est très populaire. Prenez le temps de vous engager dans la règle d'or, et vous ferez un long chemin pour devenir un professionnel de la netiquette raffiné.
Edité par Debby Mayne